De kunst van het beginnen en het stoppen

‘Benedictijns timemanagement’ verloste Denise Hulst van haar chronische vermoeidheid en moeizame omgang met de tijd. Ze leerde een aantal basisregels: Doe alleen de dingen die het waard zijn om te doen. Leer te beginnen en te stoppen. Richt je aandacht op je taak in plaats van op het resultaat. Zie werken als een proces van in- en uitademen.

Door Denise Hulst

Ik was een harde, ambitieuze werker en nam altijd veel hooi op mijn vork. In 1994 raakte ik na de geboorte van mijn dochter in een burn out die vijf jaar duurde. Elke ochtend werd ik uitgeput wakker (als ik al sliep) en jarenlang had ik het gevoel dat ik uit elkaar was gevallen. Ik ben lange tijd bang geweest dat ik me nooit meer heel zou voelen en de rest van mijn leven moe en uitgeput zou zijn. Uiteindelijk ben ik me gaan toeleggen op het gebied waarop ik het meest te winnen had: de omgang met tijd en energie. Ik maakte er zelf mijn werk van. Ik werd Timemanagement- en Efficiencytrainer.

Tijdbeleving

Maar ondanks dat bleef voor mij de omgang met tijd en energie moeizaam. Tot een aantal jaren geleden. De gedachte dat tijd vooral een instrument is dat tot je beschikking staat omdat dingen doen nu eenmaal tijd vraagt, doet het fenomeen ‘tijd’ tekort, zo ontdekte ik. Een louter praktische kijk op het fenomeen tijd, bleek uiteindelijk voor mij een te platte manier van tijdbeleving.

In het jaar 2000 verscheen het boek Levensregel voor beginners (Lannoo) van Wil Derkse, waarin hij uitgebreid omschrijft wat de regels van Benedictus voor betekenis kunnen hebben voor de moderne mens in relatie tot tijd. Voor mij een eyeopener. Tijdens het lezen van zijn boekje, werd het mij ineens helder dat ‘tijd’ een andere waarde in zich draagt dan uitsluitend Chronos of kloktijd. Ik wist vanaf dat moment dat vervulling niet ligt in de hoeveelheid dingen die je doet op een dag, maar in het doen van die dingen zelf. Daardoor is het in wezen niet belangrijk of je veel of weinig doet.

Volle aandacht

Een van de belangrijkste opmerkingen van Benedictus is zijn overtuiging dat je alleen de dingen moet doen die het ook waard zijn om gedaan te worden. Als je iets doet, dan is het kennelijk belangrijk genoeg. En omdat het belangrijk genoeg is (want je doet het), verdient dat ook de volle aandacht. Met aandacht dingen doen, is een manier om God te eren. Door met aandacht dingen te doen, maak je contact met het goddelijke in jezelf, en eer je God. Aandachtsvol iets doen, is een vorm van aanbidding, meditatie en heling. Dat maakt dat een ‘aandachtsvolle’ omgang met tijd helend en voedend kan zijn, in plaats van een gevecht met de klok. Het verblijven met mijzelf in de ruimte van tijd en aandacht, is rijk en ontroert mij nog steeds. Het heeft niets met ijdele zelfgerichtheid te maken, maar met het volle besef dat het leven niet gaat over contact maken met de materie en zoveel mogelijk dingen gedaan krijgen, maar over contact maken met de eigen geest. Leven vanuit permanente haast staat dat laatste in de weg. Contact maken met de eigen geest vraagt om tijd en vertraging. De ruimte die kan ontstaan als haast ontbreekt en er verder niets hoeft, is helend en verbindt mij met mijn eigen bronnen van wijsheid.

Omstandigheden

De meeste mensen die ik in een trainingsgroep krijg als ik bij een bedrijf of overheidsorganisatie een training Benedictijns Timemanagement geef, wijten de werkdruk en de stress aan de omstandigheden: “De aard van het werk vraagt dat nu eenmaal.” Of: “Mijn leidinggevende communiceert niet goed en verwacht zaken van me die onmogelijk zijn.” Of: “Mijn collega’s zijn zo normatief en dwingend.” Oorzaken van gevoelens van tijdsdruk plaatsen ze daarmee buiten zichzelf. De oplossing moet dan ook van buiten komen. Het besef te laten landen dat iedereen op aarde de beschikking heeft over de eigen spirituele bronnen van wijsheid en vervulling en dat dat niets te maken heeft met de omstandigheden, zijn voor mij een uitdaging. Het gaat namelijk over het feit dat je verantwoordelijkheid neemt over je eigen manier van waarnemen en betekenis geven, ook ten aanzien van jouw relatie met de klok en de keuzes die je maakt.

Benedictus raakt met zijn regels aan alles waar wij nu ook mee te maken hebben: de omgang met tijd en het eigen innerlijk leven. Nog nooit was de nood zo hoog want een permanent gevoel van tijdsdruk, teveel te doen hebben en te weinig tijd, leiden in toenemende mate tot ziekteverzuim. Stress is een belangrijke verzuimfactor.

Dagritme

Het deel van de Benedictijnse regels die over de omgang met tijd gaan, zijn bijzonder bruikbaar voor de moderne mens die in alle haast en met een overvloed aan indrukken en impulsen 'het hoofd koel' probeert te houden. Benedictus beschrijft het belang van een passende dagorde: een indeling van de dag die de dag een ritme geeft, met aandacht voor inspanning en ontspanning, van geestelijk in- en uitademen, van je omgeving op orde brengen en momenten waarop je met iets moois in contact bent. Zo'n dagritme zal voor iedereen verschillend zijn, afhankelijk van persoonlijke voorkeur en omgeving, maar het is altijd heilzaam een passend dagritme te hanteren. Dat geldt voor de kloosterling, maar ook voor de zakenman of -vrouw, die voortdurend op pad is. Hoe kun je een eigen dagritme aanhouden dat je helpt om de dag zo effectief mogelijk in te delen, met aandacht voor alle facetten van het leven? Dat vraagt volgens Benedictus om een aantal vaardigheden:

• de kunst van het starten
• de kunst van het stoppen
• de kunst van de juiste houding tussen starten en stoppen
• de kunst respectvol rekening te houden met de 'seizoenen' van de dag

Dralen

Benedictus benadrukt dat de afstand (tijd) tussen appel en respons zo klein mogelijk moet zijn: de klok luidt, de monnik legt zijn werk neer en spoed zich naar de kapel. Datzelfde principe kunnen we ook in ons eigen leven toepassen: je heb je voorgenomen vanochtend anderhalf uur te schrijven aan een artikel, het is negen uur, je start je computer en start met schrijven. Om weer te stoppen om half elf, want dan staat weer een andere taak op het programma. Dit klinkt simpeler dan het is. Echt starten is moeilijk. Want wie kent dat niet: toch eerst even de mail beantwoorden of even langs de collega lopen of een telefoontje plegen. Er zijn altijd wel redenen om niet te doen wat we ons voorgenomen hadden en wel te doen wat we niet van plan waren. En de vraag is dan ook of we ons ‘vrij’ willen blijven voelen of dat we zaken uit de weg gaan omdat we deze moeilijk vinden. Uitstelgedrag kent vele gedaanten, uiteindelijk en ieder voor zich kan het beste uitmaken waar dat uitstelgedrag vandaan komt.

Deze omgang met tijd en taken, raakt aan de essentie van het Benedictijns gedachtegoed: dingen die het waard zijn gedaan te worden, moeten nu eenmaal gebeuren en verdienen de volledige aandacht. Een zo kort mogelijke tijd laten bestaan tussen appel en respons, reduceert de kans op dralen en uitstelgedrag aanzienlijk. Vooral met zaken die vaststaan en waarvan iedereen weet dat ze toch moeten gebeuren, loont het de moeite om deze taken op deze manier, zonder dralen ter hand te nemen. Het spaart tijd maar vooral ook energie. Iedereen kent dat wel: het mentaal meezeulen van onaffe zaken vraagt veel aandacht en energie. En ook Benedictus wist het al: alles wat je aandacht geeft groeit, dus ook gevoelens van weerstand. Door een zo kort mogelijke tijd te laten zitten tussen appel en respons, voorkom je dat weerstand groot wordt en dat je in een gevecht met je eigen gevoel terecht komt.

Benedictijns werken

Wat was de gedachte van Benedictus toen hij de regel over de juiste houding tussen starten en stoppen schreef? Benedictijns werken houdt vooreerst in dat de aandacht zich bewust verlegt van datgene wat afgesloten is, naar dat wat vervolgens onze aandacht vraagt. De kunst van het stoppen zou je het kunnen noemen, gevolgd door de kunst van het opnieuw beginnen. Benedictus ging er vanuit dat er kwaliteit in de handeling zelf komt als we onze aandacht richten op het stukje tijd tussen starten en stoppen. En wat het allerbelangrijkste is, is dat de aandacht niet uitgaat naar het halen van de finish, het afhebben of het afmaken van de taak, maar naar het proces zelf. In onze hedendaagse samenleving zijn onze inspanningen vooral gericht op het resultaat. Resultaatgericht werken is modern en sturen op output ook. Als je vanuit die gedachte met een taak bezig bent, is de kans groot dat je niet met je aandacht bent daar waar deze zou horen te zijn: bij het moment en de fase van het werk waar je nu in zit. Bij het creëren en ontwikkelen, je fantasie gebruiken en je creatieve vermogens inzetten. Op het moment dat je het afronden van een taak als voornaamste doel hebt, ontstaat er een gevoel van werkdruk. De meeste mensen gooien er in dat geval een schepje bovenop. Het effect daarvan is dat het eindresultaat aan kwaliteit inboet, evenals de reis er naar toe. Het gericht en geconcentreerd met een taak verkeren in de tussentijd, zonder bezig te zijn met het straks en het verleden, schept verbinding met die taak.

Goede gewoonte

Stapje voor stapje ben ik begonnen met het aanleren van goede gewoonten. De dagen dat ik thuis werk, ontbijt ik op mijn normale ‘ontbijt-tijd’, ga eerst de hond uit laten en zet een kop koffie. Deze drink ik op terwijl ik aan het werk ben. Na anderhalf uur ga ik naar beneden en zet opnieuw koffie. Als deze aan het pruttelen is, doe ik iets anders. Ik lees een stukje in de krant, loop wat door de tuin, kortom ik doe iets wat niets met werk te maken heeft. Ik adem uit en doe nieuwe energie op. En door uit te ademen, kan ik zo dadelijk weer inademen. Ik werk vervolgens een uur of anderhalf geconcentreerd door aan een belangrijke taak. Ik dek daarna de tafel en neem een half uur voor de lunch. Daarna handel ik mijn mail af en neem mijzelf altijd voor hoeveel tijd ik wil besteden aan de afhandeling. Als ik veel onderweg ben, plan ik op de andere dagen wat meer tijd in. Door bepaalde taken met elkaar af te wisselen, adem ik in en adem ik uit. Daardoor blijft mijn energie in balans en ben ik aan het eind van de dag fitter en minder moe.

Het stoppen met een taak is op zijn minst zo moeilijk als het starten met een taak. Hoe vaak zijn we niet aan het doorwerken in ons hoofd en met onze ziel als we al lang onze werkplek verlaten hebben? Afronden en mentaal het besluit nemen om echt te stoppen met een bezigheid, maakt dat je je geest bevrijdt en ruimte schept voor de geur van gras en het gefluit van de vogels. Als we met een vol hoofd nog steeds aan het werk zijn als we ons van ons werk naar huis verplaatsen, hebben we niet in de gaten wat voor moois er allemaal voorbijkomt. Afsluiten doe je ook om ruimte te maken voor andere dingen die de ziel en je geest energie opleveren.

Falen

Benedictus was mild in zijn oordeel. Onze inspanningen zijn gericht op verbetering, op verandering en tevens is het nodig om in het volle besef te leven dat verandering een proces is, en niet een knop die je omzet. Dus is het toegestaan om te falen en het opnieuw te proberen. Mensen leren nu eenmaal door te doen en te ervaren. Dat betekent dat ze eerst een ervaring moeten hebben dat een andere manier van werken, kijken en voelen, werkelijk helpt. Voordat het echter zo ver is dat mensen de vruchten gaan plukken van een andere innerlijke houding, is er vaak al heel wat water door de Rijn gestroomd. Het vraagt dus om oefening. Een troostrijke gedachte is wellicht dat de grootste veranderingen in gang worden gezet door kleine stapjes, stapje voor stapje.

Kleine veranderingen kunnen grote gevolgen hebben. Bijvoorbeeld bedenken dat je voortaan nooit meer aan een taak begint als je van te voren weet dat je er eigenlijk geen tijd voor hebt. Wie kent dat niet: toch nog even de mail checken voordat je naar die vergadering gaat. En dan kom je een berichtje tegen waar je op móét reageren om vervolgens tien minuten te laat op de vergadering te verschijnen. Kleine veranderingen, grote gevolgen. En elke dag draagt weer nieuwe kansen op verbetering in zich.

De weg naar binnen

Persoonlijke leiderschap en spiritualiteit is de weg naar binnen kennen. Leiding kunnen geven aan jezelf, vraagt zicht op wat je zelf nodig hebt om optimaal te kunnen functioneren. En daar zicht op krijgen en dat kunnen inzetten in je dagelijks leven, gaat alleen maar lukken als je de tijd neemt om er bij stil te staan. De term ‘de tijd nemen’ is niet voor niets een gevleugelde term. Alle oefening vraagt tijd. Het aanleren van gewoonten die je helpen in plaats van je in de weg te zitten, vraagt dus ook tijd.

Eeuwenoud Benedictijns tijdmanagement blijkt verrassend praktisch. Het gaat om een vaste dagorde, waarbij de kunst van het beginnen, volhouden en stoppen met werken van wezenlijk belang is. Je kunt uitgeblust thuiskomen zonder dat je weet wat je die dag nou eigenlijk hebt gedaan. Tijdmanagement helpt de dag kwalitatief beter te besteden, meer doen in minder tijd en vooral met minder energie.

Haastcultuur

Tijd is geld. Dat is vaak de reden dat er tempo gevraagd wordt in onze manier van werken en beslissingen nemen. Veel besluiten die onder tijdsdruk zijn genomen, blijken achteraf niet de meest wijze besluiten. Een hoog tempo werkt het maken van overbodige fouten in de hand. Achteraf fouten herstellen is kostbaarder en inefficiënter dan de tijd nemen om een wel overwogen beslissing te nemen, of medewerkers de tijd te geven om een goede beslissing te nemen.

De meeste mensen die werken hebben tussentijd nodig. Tijd om in te ademen, afgewisseld met tijd om uit te ademen. Tijd om ideeën uit te laten kristalliseren en in een vorm te laten komen. Sommige processen laten zich nu eenmaal niet door tijdsdruk versnellen. We kunnen beter accepteren dat het leven nu eenmaal niet op alle fronten beheersbaar is en inzien dat het zich overgeven aan het ritme der dingen van groter belang is dan het afdwingen van resultaten. Het is naar mijn idee de moeite waard om te kijken waar de mogelijkheden liggen om het anders te doen. En daarnaast zou het mooi zijn als de gehele organisatie zou willen kijken naar de haastcultuur en haar oorzaken.

[box type="shadow"]

Denise Hulst geeft trainingen voor drukke en werkende mensen. Ze schreef onder andere het boek: Een volle agenda en nooit druk. Benedictijns Timemanagement, Ten Have (2010). Zie ook: hetbeterewerken.nl.

Bron: Tijdschrift voor Geestelijk Leven, 2014, 4.

Het juli-augustusnummer van Tijdschrift voor Geestelijk Leven is geheel gewijd aan onze omgang met de tijd. “Niets staat zo onder druk als de tijd. En daardoor staan we zelf onder druk”, schrijft hoofdredacteur Leo Oosterveen in zijn voorwoord. Kunnen we voorkomen dat we geleefd worden door de tijd of beter: door tijdsgebrek. Een van de manieren is ritme aanbrengen in de tijd. Zo kunnen we oog krijgen voor de dieptedimensie van het leven, tijdmomenten met een ander kwaliteit dan die van de klok of agenda. Zo worden we even boven de tijd uitgetild. Zie hier voor de inhoudsopgave.

Voor verdere informatie en abonnementen zie: tgl.be. Besteladres Nederland: [email protected]. Besteladres België: [email protected]. Kosten per los nummer: 7,95 plus verzendkosten.

[/box]